Kanban on Japanista lähtöisin oleva visuaalinen projektinhallintamenetelmä, jota on alun perin käytetty tehtailla autoteollisuudessa. Kanbania on käytetty paljon myös esimerkiksi it-alalla, joka sisältää erinäisiä projekteja. Menetelmä on sovellettavissa kuitenkin moneen erilaiseen tilanteeseen.
Menetelmän keskeisenä työkaluna on niin sanottu Kanban-taulu, joka rakentuu pystysuuntaisista sarakkeista, jotka nimetään työvaiheiden mukaan. Kanban tarkoittaakin japaniksi “näkyvää taulua”.
Kanban-menetelmä itsessään on melko yksinkertainen. Tässä blogitekstissä kerron, kuinka pääset alkuun Kanbanin käytössä ja miten se auttaa selkeyttämään arjen kaaosta.
Kuinka olen hyödyntänyt Kanbania omissa opinnoissani
Olen itse käyttänyt Kanbania omissa opinnoissani opiskelutehtävieni etenemisen seurantaan. Etsin Canvasta mielestäni kivannäköisen mallipohjan, jota muokkasin hieman. Latasin pohjan omalle koneelleni ja asetin sen työpöydän taustakuvaksi.
Käytin muistilappusovellusta tehtävien kirjaamiseen. Siirsin muistilappuja työpöydälläni siihen kohtaan, joka kuvasi tehtävän senhetkistä vaihetta. Joskus tein myös pikakuvakkeita niistä tehtävätiedostoista, joita siirsin työpöydän kanban-taulussa siihen kohtaan taulua, missä vaiheessa tehtävä oli.
Olen käyttänyt myös to do-listoja, joista olen ruksannut tehtävän yli aina, kun olen saanut sen valmiiksi. Tähän verrattuna Kanban on hieman monipuolisempi ja tietyllä tapaa selkeämpi. To do-listoissa on palkitsevaa ruksata tehtäviä yli, kun ne on saanut valmiiksi. Kanbanissa palkitsevaa on myös se, että tehtävän edetessä näkee konkreettisesti, kun tehtävää voi siirtää seuraavaan vaiheeseen eli työn alla olevaksi. Tehtävää ei siis tarvitse saada kerralla valmiiksi, jotta saa kokea palkitsevan aikaansaamisen tunteen.
Jos innostuit tästä ajatuksesta ja haluaisit kokeilla, kuinka Kanban-taulu toimisi sinulla työpöydän taustakuvana, suosittelen lataamaan Metsolannen verkkokaupasta maksuttoman Kanban-taustakuvan!
Mitä hyötyä Kanbanista on yrittäjille ja tiimeille?
Osana opinnäytetyötäni teimme Kanban-taulun toimeksiantajayritys Insinööritoimisto Pehkoranta Oy:lle. Yrityksellä on useita päällekkäisiä keikkoja ja asiakasprojekteja. Yrittäjät käyttävät Kanban-taulua projektiensa etenemisen seurantaan ja työnjaon selkiyttämiseen. Ratkaisu on osoittautunut erittäin hyödylliseksi yrityksen arjessa ja jäänyt aktiiviseen käyttöön.
Toteutimme Kanban-taulun Microsoft Plannerin avulla, johon kummallakin yrittäjällä on pääsy. Yhteinen taulu auttaa kumpaakin pysymään ajan tasalla siitä, missä vaiheessa mikäkin keikka on. Taulua voi myös käyttää apuna työnjaossa, sillä tehtäville voi määrittää vastuuhenkilön.
Yksinkertaisimmillaan Kanban-taulussa on kolme saraketta: tehtävä, työn alla ja tehty. Sarakkeita voi kuitenkin olla myös enemmän. Tämä voi olla hyödyllistä, sillä työn alla olevat projektit koostuvat usein erilaisista välivaiheista. Pehkorannalla esimerkiksi on taulussa viisi saraketta, joiden nimet ovat: tehtävät, aikataulutettu, työn alla, tehty/laskuttamatta ja laskutettu.
Kokemuksia yrittäjien retriitiltä
Ohjasin Metsolannen Aikaansaamisen retriitillä yrittäjille Kanban-työpajan, jonka tarkoituksena oli rakentaa Kanban-taulu tai kehittää menetelmän käyttöä. Kaikki työpajaan osallistuneet eivät olleet kuulleet Kanbanista aiemmin mutta he olivat kuitenkin hyödyntäneet menetelmää jollakin tavalla, joskin tietämättään.
Yksi osallistuja kertoi, että hänen yrityksessään on käytössä magneettitaulu, jossa on listattuna kyseisen päivän tehtävät, joita siirretään päivän mittaan ja päivän päätteeksi valmiiksi saatujen työtehtävien laput heitetään roskiin. Hän päätti rakentaa paperille Kanban-taulun erästä liiketoimintaan liittyvää isompaa projektia varten.
Toisella osallistujalla oli jo ollut käytössä kanban-taulu Trello-sovelluksessa yhtiökumppanin kanssa. Hän ei lähtenyt rakentamaan uutta Kanban-taulua alusta asti vaan pohti, kuinka sen käyttöä voisi vielä selkeyttää pienillä muutoksilla. Hänen mukaansa Trello on hyvä ponnistusalusta, jonka avulla pääsee vauhtiin nopeammin loman jälkeen. Lisäksi kokemus oli, että on kiva välillä käydä katsomassa, mitä on jo tehnyt sen sijaan, että näkisi vain, minkä verran on vielä tekemättä.
Näin rakennat Kanban-taulun vaihe vaiheelta
- Määritä taulun tarkoitus: Onko kyseessä koko yrityksen projektinhallinta, myyntiprosessi, sisällöntuotanto vai vaikka asiakastyöt?
- Valitse sopiva työkalu taulun luomiseen. Voit halutessasi hyödyntää YRTO:n valmista tulostettavaa Kanban -pohjaa tai tehdä taulun itse kynällä paperille. Voit myös hyödyntää jotakin digitaalista työkalua, kuten Trelloa ja Jiraa tai asettaa Kanban-taulun vaikka työpöydän taustakuvaksi.
- Pohdi, millaisista vaiheista työsi koostuu ja nimeä sarakkeet työvaiheiden mukaan. Yksinkertaisimmillaan Kanban-taulussa on kolme saraketta: tehtävä, työn alla ja tehty.
- Kirjoita tehtävät erillisille Post-it -lapuille. Kirjoita vain yksi tehtävä per lappu ja pilko isommat tehtävät osiin.
- Sijoita tehtävät taululle työvaiheen mukaisiin sarakkeisiin.
Vinkkejä Kanbanin päivittäiseen käyttöön
- Pidä taulu ajan tasalla. Luo taulun päivittämisestä itsellesi sopiva rutiini. Voit esimerkiksi aina työpäivän päätteeksi siirtää taululla niitä tehtäviä, joita edistit päivän aikana.
- Käytä värikoodeja. Voit halutessasi värikoodata tehtäviä esimerkiksi tärkeyden, kiireellisyyden, projektin tai tehtävätyypin mukaan.
- Luo tiimitaulu, jos teet töitä tiimissä. Tähän digitaaliset työkalut, kuten Trello, Jira tai Planner ovat erityisen käteviä. Taulun avulla voitte jakaa vastuita ja seurata töiden etenemistä.
- Rajoita keskeneräisten tehtävien määrää ja aloita uusia tehtäviä vasta, kun riittävä määrä edellisiä tehtäviä on saatu valmiiksi. Samassa vaiheessa olevien tehtävien määrän rajoittaminen auttaa myös huomaamaan, mihin vaiheeseen tehtäviä kasaantuu eniten.
- Kehitä ja reflektoi menetelmää. Ajoittain on hyvä pysähtyä reflektoimaan taulun käyttöä ja pohtia, miten sitä voisi selkiyttää entisestään ja muokata omiin tarpeisiin sopivammaksi.
Lataa maksuton ohje ja Kanban-pohjat Metsolannen verkkokaupasta!
Tämän blogitekstin on kirjoittanut Metsolannen tradenomiharjoittelija Linda, joka tekee harjoittelussa viestintää ja sisällöntuotantoa yrityksen eri kanavissa ja on myös mukana kehittämässä YRTO-koulutuksen oppimisympäristöä.
Lähteet:
Yrittäjän työnohjaaja YRTO® 
One thought on “Näin hallitset projektejasi Kanbanin avulla”