Oletko ajatellut, että tietokoneen työpöytänäkymä voisi toimia “oikean työpöydän tavoin”? Siten, että se voisi auttaa sinua pitämään asiat ja työtehtävät järjestyksessä? Tässä artikkelissa sukelletaan siihen, kuinka työpöydän käyttöä voisi tuunata tukemaan paremmin aikaansaamista.
Pidä tietokoneen työpöytä puhtaana fyysisen työympäristön tavoin
Kun avaat tietokoneen, onko näky tällainen?
Monilla työpöytä siistiytyy kätevästi samalla kun uuden tietokoneen hankinta tulee ajankohtaiseksi. Tämä helpottaa työpöydän siivousurakkaa huomattavasti, kun voi aloittaa puhtaalta (työ)pöydältä. Milloin tahansa on joka tapauksessa hyvä hetki luoda uusi toimiva systeemi, jonka avulla uusi työpöytä pysyy siistinä, eikä samanlaista tiedostojen kaaosta pääse ajan myötä kertymään.
Siisti työpöytä viiden S:n avulla
Lean-ajattelusta johdettu 5S-malli sopii niin fyysisen kuin digitaalisen työpöydän järjestämisen periaatteeksi. Lean-ajattelussa yksi tärkeä periaate on hukan vähentäminen työprosessin eri vaiheissa. Hukkaa syntyy esimerkiksi siitä, kun ylimääräistä aikaa kuluu työvälineiden tai tiedostojen etsimiseen.
Seiri (lajittele)
Pidä tarpeettomat dokumentit poissa työpöydältä, sillä ne häiritsevät keskittymistä ja vievät huomiota pois tärkeästä ja häiritsevät tärkeiden tiedostojen löytämistä. Pidä työpöydällä vain sillä hetkellä ajankohtaiset dokumentit ja arkistoi valmiit työt muualle.
Pohdi, mitä oikeasti tarvitset tällä hetkellä? Siirrä vanhentuneet ja tarpeettomat tiedostot roskakoriin ja lajittele loput tärkeysjärjestykseen. Pidä ajankohtaiset tiedostot erillään sellaisista tiedostoista, jotka on tärkeää arkistoida, mutta joita et tällä hetkellä todennäköisesti tarvitse.
Seiton (järjestä)
Järjestä tiedostot tukemaan sujuvaa työntekoa. Pidä tärkeät ja usein tarvittavat tiedostot ja sovelluskuvakkeet työpöydälläsi mahdollisimman helposti saatavilla. Nimeä tiedostot selkeästi, jotta tiedät, mitä mikäkin tiedosto pitää sisällään.
Epäselvästi nimetyt tiedostot, kuten epämääräiset kirjainyhdistelmät, pelkkä päivämäärä ilman kontekstia tai ympäripyöreä “projekti” ilman, että tiedoston nimessä kerrotaan, mistä projektista on kyse, haittaavat oikean tiedoston löytämistä. Erityisesti, jos tiedostoja on paljon, eivätkä ne ole loogisessa järjestyksessä.
Seiso (puhdista)
Pidä työpöytä siistinä, jotta tärkeät dokumentit löytyvät helpommin ja nopeammin. Kun työpöydällä ei ole ylimääräistä hälyä, myös keskittymiskyky pysyy yllä paremmin.
Seiketsu (standardoi)
Etsi järjestys ja toimintatapa, joka sopii juuri sinun tilanteeseesi parhaiten. Kokeile ja reflektoi, mikä toimii ja mikä ei. Kehitä menetelmää itsellesi toimivammaksi. Voit pohtia sitä, että jos asiat olisivat sinulla mapeissa tai laatikoissa, millaisia mappeja / laatikkoja tarvitsisit?
Shitsuke (sitoudu)
Pohdi, miten ylläpidät ja kehität aiempien kohtien asioita ja sitoudu noudattamaan niitä.
Lataa alta itsellesi talteen tarkistuslista työpöydän siistimistä varten!
Vinkki: tee työpöydälle Kanban -taulu!
Yksi tapa hyödyntää tietokoneen työpöytää omien projektien ja tehtävien hallinnassa, on asettaa työpöydän taustakuvaksi Kanban -taulu. Löydät aiemman artikkelin Kanbanin käytöstä täältä.
Kanban -taulussa on työvaiheiden mukaiset sarakkeet: tehtävä, työn alla ja tehty. Tehtävä- sarakkeeseen sijoitetaan tehtävät, joita ei ole vielä aloitettu ja niihin liittyvät tiedostot. Työn alla-sarakkeessa on sillä hetkellä työstettäviin projekteihin liittyvät tiedostot. Kun tehtävä on valmis, se siirretään tehty-sarakkeeseen. Tehty- sarakkeen kuvakkeet on tarpeen siirtää roskakoriin, kun se alkaa täyttyä.
Voit halutessasi hyödyntää Kanban-työpöytäkuvaa, jonka voit ladata itsellesi maksutta Metsolannen verkkokaupasta.
Tämän blogitekstin on kirjoittanut Metsolannen tradenomiharjoittelija Linda, joka tekee harjoittelussa viestintää ja sisällöntuotantoa yrityksen eri kanavissa ja on myös mukana kehittämässä YRTO-koulutuksen oppimisympäristöä.
Yrittäjän työnohjaaja YRTO® 