Viisas älypuhelimen käyttö on tärkeää niin työrauhan, aikaansaamisen kuin palautumisenkin kannalta. Miten älylaitteet sitten saisi palvelemaan työskentelyä keskeyttämättä ja häiritsemättä sitä liikaa? Entä miten saada itsensä vähentämään ruutuaikaa, jotta saa vapautettua lisää aikaa niille asioille, jotka ovat aidosti tärkeitä? Tässä artikkelissa pohditaan, miten hallita keskeytyksiä ja häiriöitä sekä keinoja ruutuajan vähentämiseen.
Yrittäjän paine olla jatkuvasti tavoitettavissa
Tein opinnäytetyöni toimeksiantona yritykselle, jonka tavoitteena oli parantaa ajanhallintaa. Yhtenä haasteena ajanhallinnan näkökulmasta nousi puhelimen soimisen ja sähköposti-ilmoitusten aiheuttama jatkuva työn keskeytyminen. Multitaskaus ja puhelimen vilkuilu työn lomassa laskee keskittymiskykyä, syö turhaan arvokasta työaikaa ja kuormittaa aivoja.
”Mulla on semmoinen tietyntyyppinen puhelimen pelko alkanut tulla, että koska se soi.”
Työn keskeytykset ovat ongelmallisia, sillä sen vuoksi työhön ei voi keskittyä kunnolla. Keskeytyksen jälkeen aikaa voi mennä useampi minuutti (tutkimusten mukaan jopa 20!) hukkaan siihen, että palautetaan mieleen aikaisempi työvaihe ja päästään takaisin työn imuun. Muutama minuutti sinne tänne ei ehkä tunnu kovin suurelta asialta, mutta kun tätä tapahtuu jatkuvasti, hukkaan heitetyn työajan määrä kasvaa ajan myötä valtavaksi. Puhutaan niin sanotuista ajallisista tehtävänvaihtokustannuksista.
Yrittäjän näkökulmasta asia on kuitenkin haastava ja ristiriitainen. Samaan aikaan kun puhelimen laittaminen äänettömälle suojaisi työskentelyrauhaa, yrittäjät kokevat usein tarvetta olla jatkuvasti asiakkaiden tavoitettavissa. Erillinen työpuhelin, jonka sulkee työpäivän päätteeksi, on yksi monen yrittäjän käyttämä keino, joka auttaa erottamaan työajan ja vapaa-ajan toisistaan.
Keskeytyksiä ja häiriöitä suositellaan karsimaan niin paljon kuin on työn luonne huomioiden mahdollista. Etenkin työn kannalta turhat keskeytykset kannattaa karsia ihan minimiin. Aivotutkijoiden mukaan olisi suositeltavaa, että ainakin 1–2 tuntia päivässä olisi keskeytyksetöntä työskentelyaikaa, jolloin keskeytykset karsitaan, eikä olla tavoitettavissa.
Rajojen asettaminen on kuitenkin tärkeää työrauhan suojaamiseksi. Tähän asiakkaatkin oppivat ajan myötä. Voit laittaa aamupäivällä puhelimen äänettömälle esimerkiksi tunniksi. Tämän jälkeen voit katsoa, onko saapuneita puheluita ja soittaa takaisin. Eikö voikin ajatella tunnin olevan aika kohtuullinen aika odottaa vastausta, ellei kyse ole tulipalon kaltaisesta hätätilanteesta?
Milloin viimeksi olet tarkistanut oman ruutuaikasi?
Sosiaalisessa mediassa sisältöjen parissa aikaa saattaa kulua tuntikausia lähes huomaamatta. Sovellusten algoritmit on tarkoituksella suunniteltu koukuttaviksi, jotta meidän olisi mahdollisimman vaikea irrottautua puhelimelta. Ponnahdusilmoitukset ja äänimerkit houkuttelevat meitä avaamaan sovelluksia yhä uudelleen ja uudelleen.
Hauska kissavideo silloin tällöin voi olla hyvä tapa irrottautua töistä, jolloin pääasia on, ettei mieti työasioita. Toisaalta taukojen ja vapaa-ajan täyttäminen puhelimen selaamisella jatkuvasti ei ole järkevää palautumisenkaan kannalta. Ajoittainen tylsistyminen tekee aivoille ja luovuudelle hyvää. Usein parhaat ideat ja ratkaisut ongelmiin tulevatkin tilanteissa, jolloin puhelinta ei ole mahdollista ottaa käteen, kuten vaikka saunan löylyissä.
Itse tarkistin ruutuaikani puhelimen asetuksista tällä viikolla ja järkytyin hieman! Olin edellisenä päivänä viettänyt kokonaiset kahdeksan tuntia puhelimella! Koko edellisen viikon keskiarvo ei sentään onneksi ollut näin korkea. Viikon keskiarvoni oli noin 3,5 tuntia, mikä tarkoittaa sitä, että vietin viime viikolla yhteensä kokonaisen vuorokauden puhelinta selaten!
Tulin siihen tulokseen, että turhaa ruutuaikaa olisi varaa vähentää, joten ajattelin aloittaa pienen digipaaston. Oletko mukana? Lataa alta maksuton ohje digipaastohaasteeseen! Se sisältää konkreettisia vinkkejä ja harjoituksia, jotka auttavat sinua vähentämään ruutuaikaasi.
Tämän blogitekstin on kirjoittanut Metsolannen tradenomiharjoittelija Linda, joka tekee harjoittelussa viestintää ja sisällöntuotantoa yrityksen eri kanavissa ja on myös mukana kehittämässä YRTO-koulutuksen oppimisympäristöä.
Lähteet
- Bergman, L. 2025. Työhyvinvoinnin muotoilulla ratkaisuja yrittäjien itsensä johtamiseen: case Insinööritoimisto Pehkoranta Oy.
- Huotilainen, M. & Moisala, M. 2019. Keskittymiskyvyn elvytysopas.
- Yrittäjän aivovoiman avaimet. 2023.
- Valkama, H. 2025. Nykypäivän työelämä on uuvuttavaa ja tehotonta, sanoo tutkija – työssä keskitytään huonosti ja vääriin asioihin.
